Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

FLOW Lernzentrum GmbH, Bottmingerstrasse 75, 4104 Oberwil BL, CHE-420.501.158 (nachfolgend «FLOW»).

Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte: info@flowlernzentrum.ch.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie FLOW Personendaten von Auftraggeberinnen und Auftraggebern, Teilnehmenden sowie Besucherinnen und Besuchern der Website bearbeitet. Sie gilt zusammen mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Die Bearbeitung von Personendaten der Mitarbeitenden ist gesondert geregelt.

3. Welche Daten wir bearbeiten

• Stammdaten der Auftraggeber/innen: Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer
• Angaben zu den Teilnehmenden: Name, Geburtsdatum, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Schule und Stufe, Fächer
• Vertrags- und Zahlungsdaten: Offerten, Rechnungen, Zahlungseingänge
• Unterrichts- und Coachingdaten: Termine, Anwesenheit, Lernstand, Notizen zum Lernfortschritt
• Besonders schützenswerte Personendaten: Angaben zu Diagnosen, Medikation und Allergien, soweit von Ihnen bekanntgegeben (Ziff. 5)
• Notfallkontakt und Angaben zur Abholung
• Kommunikationsdaten: E-Mail-Korrespondenz und Mitteilungen über das Buchungssystem
• Websitedaten: Server-Logdaten gemäss Ziff. 12

4. Zwecke der Bearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten, um:

• den Vertrag zu erfüllen: Planung und Durchführung der Sitzungen, Rückmeldungen an die Eltern, Rechnungsstellung
• die Sicherheit und die bedarfsgerechte Gestaltung des Unterrichts zu gewährleisten
• gesetzliche Pflichten zu erfüllen, insbesondere buchhalterische Aufbewahrungspflichten
• mit Ihrer Einwilligung: Bildmaterial zu verwenden und Sie über unser Angebot zu informieren

Die Bearbeitung erfolgt nach den Grundsätzen von Art. 6 DSG, insbesondere nach Treu und Glauben, verhältnismässig und für die genannten Zwecke erkennbar.

5. Besonders schützenswerte Personendaten

Angaben zu Diagnosen, Medikation und Allergien gelten als besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 lit. c DSG). Wir bearbeiten sie ausschliesslich gestützt auf Ihre ausdrückliche Einwilligung, die Sie auf dem Anmeldeformular erteilen, und nur zum Zweck einer sicheren und bedarfsgerechten Leistungserbringung. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ohne diese Angaben können wir bestimmte Leistungen unter Umständen nicht oder nur eingeschränkt erbringen.

Bei einer Fortsetzung der Zusammenarbeit werden bestehende Angaben weiterverwendet; Sie bestätigen deren Aktualität bei Abschluss der neuen Offerte.

6. Bekanntgabe an Dritte

Wir geben Personendaten nur weiter, soweit dies für die Leistungserbringung erforderlich ist oder eine gesetzliche Pflicht besteht. Wir verkaufen keine Personendaten.

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsbearbeiter ein (Art. 9 DSG). Diese bearbeiten Personendaten ausschliesslich nach unseren Weisungen und sind vertraglich zur Vertraulichkeit und zu angemessenen Sicherheitsmassnahmen verpflichtet.

Zudem können Daten an unsere Treuhandstelle, an Behörden sowie an Rechts- und Steuerberatung weitergegeben werden, soweit dies erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

7. Bekanntgabe ins Ausland

Soweit Dienstleister Daten ausserhalb der Schweiz bearbeiten, erfolgt die Bekanntgabe nur in Staaten mit angemessenem Datenschutz oder gestützt auf vertragliche Garantien, insbesondere die Standardvertragsklauseln (Art. 16 und 17 DSG). Die betroffenen Dienstleister und Standorte sind in Ziff. 6 aufgeführt.

8. Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz der Personendaten (Art. 8 DSG), insbesondere Zugriffsbeschränkungen, verschlüsselte Übertragung, geschützte Systeme und die Verpflichtung aller Mitarbeitenden zur Vertraulichkeit. Unterlagen in Papierform werden verschlossen aufbewahrt.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns bearbeiteten Personendaten (Art. 25 DSG), auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung sowie auf Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten (Art. 28 DSG). Sie können der Bearbeitung widersprechen und eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen.

Richten Sie Ihr Anliegen an info@flowlernzentrum.ch. Zur Identifikation können wir einen geeigneten Nachweis verlangen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten.

11. Minderjährige Teilnehmende

Bei minderjährigen Teilnehmenden werden die Rechte nach Ziff. 10 durch die Eltern bzw. die gesetzliche Vertretung ausgeübt. Urteilsfähige minderjährige Personen üben ihre Rechte selbst aus.

Teilnehmende erhalten ab dem vollendeten 12. Altersjahr einen eigenen Zugang zum Buchungssystem. Für jüngere Teilnehmende erfolgt die Verwaltung ausschliesslich über das Konto der Eltern.

Welche Informationen aus dem Coaching an die Eltern weitergegeben werden, richtet sich nach Ziff. D.2 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

12. Website und Cookies

Beim Besuch unserer Website werden technisch notwendige Daten bearbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie die aufgerufenen Seiten. Diese Bearbeitung dient dem sicheren Betrieb der Website.

Einsatz von Analyse- und Trackingdiensten. Soweit solche Dienste eingesetzt werden, erfolgt dies erst nach entsprechender Information und Einwilligung.

Anfragen über das Kontaktformular werden über unser Buchungssystem verarbeitet (Ziff. 6).

13. Bild- und Tonaufnahmen

Fotografien und Videoaufnahmen von Teilnehmenden verwenden wir nur gestützt auf eine gesonderte, je Verwendungszweck erteilte schriftliche Einwilligung. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ton- und Videoaufnahmen von Sitzungen durch Teilnehmende oder Eltern bedürfen unserer vorgängigen schriftlichen Zustimmung.

14. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Massgebend ist die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.

15. Kontakt und Beschwerde

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an info@flowlernzentrum.ch. Sie haben zudem das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) zu melden.